O encarregado pelo tratamento de dados pessoais é essencial para as empresas na conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A Resolução CD/ANPD Nº 18 publicada hoje (17 de julho de 2024) reforçou a importância desse papel. Vejamos a seguir algumas das atribuições, responsabilidades e a relevância do encarregado.

Nomeação e atribuições do encarregado após a Resolução CD/ANPD Nº 18

De acordo com a LGPD, o encarregado é uma pessoa indicada pelo controlador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a ANPD.

A Resolução CD/ANPD nº 18, de 16 de julho de 2024, estabelece que a indicação do encarregado deve ser formalizada por meio de um documento escrito, datado e assinado, demonstrando claramente a intenção do agente de tratamento​​ (Controlador e/ou Operador) e que este documento deve ser apresentado à ANPD quando solicitado​​.

O encarregado pode ser uma pessoa natural, seja funcionário da organização ou externo a ela, ou uma pessoa jurídica. O exercício dessa função não exige inscrição em qualquer entidade, nem certificação ou formação profissional específica.

A identidade e as informações de contato do encarregado devem ser divulgadas publicamente e mantidas atualizadas no sítio eletrônico do agente de tratamento ou por outros meios de comunicação disponíveis. Essa divulgação deve ser feita de forma clara e objetiva, facilitando o contato com os titulares dos dados e a ANPD​​.

Os agentes de tratamento de pequeno porte dispensados de indicar um encarregado Resolução CD/ANPD nº 2, de 27 de janeiro de 2022, devem disponibilizar um canal de comunicação com os titulares dos dados.

Atribuições do encarregado

As responsabilidades do encarregado são amplas e fundamentais para garantir a conformidade com a LGPD. Entre suas principais atribuições estão:

• Aceitar reclamações e comunicações dos titulares: O encarregado deve prestar esclarecimentos e adotar providências cabíveis em resposta às solicitações dos titulares dos dados​​.
• Receber comunicações da ANPD: É responsabilidade do encarregado adotar as medidas necessárias para o atendimento das solicitações da ANPD e fornecer as informações pertinentes​​.
• Orientar funcionários e contratados: O encarregado deve orientar a equipe do agente de tratamento sobre as práticas a serem adotadas em relação à proteção de dados pessoais​​.

Além disso, cabe ao encarregado prestar assistência e orientação ao agente de tratamento na elaboração, definição e implementação de:

• Registro e comunicação de incidentes de segurança;
• Registro das operações de tratamento de dados pessoais;
• Relatórios de impacto à proteção de dados pessoais;
• Mecanismos internos de supervisão e mitigação de riscos;
• Medidas de segurança técnicas e administrativas para proteger dados pessoais;
• Processos e políticas internas que assegurem o cumprimento da LGPD e das orientações da ANPD;
• Instrumentos contratuais relacionados ao tratamento de dados pessoais;
• Transferências internacionais de dados;
• Regras de boas práticas e governança em privacidade;
• Padrões de design compatíveis com os princípios da LGPD, incluindo privacidade por padrão;
• Outras atividades e decisões estratégicas referentes ao tratamento de dados pessoais.

Qualificações e competências conforme a RESOLUÇÃO CD/ANPD Nº 18

Requisitos profissionais

A Resolução CD/ANPD nº 4 no Art. 7º definiu que “cabe ao agente de tratamento estabelecer as qualificações profissionais necessárias para o desempenho das atribuições do encarregado, considerando seus conhecimentos sobre a legislação de proteção de dados pessoais, bem como o contexto, o volume e o risco das operações de tratamento realizadas”.

Conflito de interesse

O encarregado deve atuar com ética, integridade e autonomia técnica, evitando situações que possam configurar conflito de interesse. A verificação de possíveis conflitos de interesse é essencial para garantir a independência e a objetividade do encarregado no desempenho de suas funções​​.

Sendo um encarregado interno poderá acumular funções e sendo externo poderá exercer suas atividades para mais de um agente de tratamento, desde que seja possível o pleno atendimento de suas atribuições relacionadas a cada agente de tratamento e inexista conflito de interesse.

Um conflito de interesse poderá ocorrer:

• Quando as responsabilidades do encarregado dentro da mesma organização ou em diferentes organizações se chocam.
• Quando o encarregado acumula suas funções com outras atividades que envolvem tomar decisões importantes sobre o tratamento de dados pessoais, exceto aquelas diretamente relacionadas às suas responsabilidades principais.

O encarregado deve informar ao agente de tratamento sobre qualquer situação que possa gerar um conflito de interesse, assegurando a veracidade das informações fornecidas. O agente de tratamento deve garantir que o encarregado não execute atividades que possam criar um conflito de interesse. Caso ocorra um conflito de interesse, o agente de tratamento poderá ser sancionado pela ANPD.

Divulgação de informações

Os agentes de tratamento são obrigados a divulgar de forma clara e objetiva a identidade e as informações de contato do encarregado em um local de destaque e de fácil acesso no seu site. Se o agente de tratamento não possuir um site, deve publicar essas informações nos meios de comunicação que utiliza para se comunicar com os titulares.

A divulgação do encarregado nomeado deve incluir, se for uma pessoa natural, o nome completo. Se for uma pessoa jurídica, deve incluir o nome empresarial ou o nome fantasia, acompanhado do nome completo da pessoa natural responsável.

Desafios e melhores práticas

Implementação de uma estrutura de apoio

Os agentes de tratamento devem garantir que o encarregado disponha dos recursos humanos, técnicos e administrativos necessários para o cumprimento de suas atribuições. Além disso, o encarregado deve ter acesso direto aos responsáveis pela tomada de decisões estratégicas dentro da organização​​.

Programas de governança em privacidade

Assistência na manutenção de programas de governança em privacidade são responsabilidades do encarregado. Estes programas devem incluir políticas internas, mecanismos de supervisão e medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais​​.

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais desempenha um papel vital na conformidade e suas atribuições e responsabilidades são amplas e exigem um profundo conhecimento da legislação e das práticas de proteção de dados. A nomeação de um encarregado competente e bem preparado é essencial para garantir a proteção dos dados pessoais e a conformidade com a LGPD.

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