O encarregado pelo tratamento de dados pessoais após a RESOLUÇÃO CD/ANPD Nº 18
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais é essencial para as empresas na conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A Resolução CD/ANPD Nº 18 publicada hoje (17 de julho de 2024) reforçou a importância desse papel. Vejamos a seguir algumas das atribuições, responsabilidades e a relevância do encarregado.
Nomeação e atribuições do encarregado após a Resolução CD/ANPD Nº 18
De acordo com a LGPD, o encarregado é uma pessoa indicada pelo controlador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a ANPD.
A Resolução CD/ANPD nº 18, de 16 de julho de 2024, estabelece que a indicação do encarregado deve ser formalizada por meio de um documento escrito, datado e assinado, demonstrando claramente a intenção do agente de tratamento (Controlador e/ou Operador) e que este documento deve ser apresentado à ANPD quando solicitado.
O encarregado pode ser uma pessoa natural, seja funcionário da organização ou externo a ela, ou uma pessoa jurídica. O exercício dessa função não exige inscrição em qualquer entidade, nem certificação ou formação profissional específica.
A identidade e as informações de contato do encarregado devem ser divulgadas publicamente e mantidas atualizadas no sítio eletrônico do agente de tratamento ou por outros meios de comunicação disponíveis. Essa divulgação deve ser feita de forma clara e objetiva, facilitando o contato com os titulares dos dados e a ANPD.
Os agentes de tratamento de pequeno porte dispensados de indicar um encarregado Resolução CD/ANPD nº 2, de 27 de janeiro de 2022, devem disponibilizar um canal de comunicação com os titulares dos dados.
Atribuições do encarregado
As responsabilidades do encarregado são amplas e fundamentais para garantir a conformidade com a LGPD. Entre suas principais atribuições estão:
- Aceitar reclamações e comunicações dos titulares: O encarregado deve prestar esclarecimentos e adotar providências cabíveis em resposta às solicitações dos titulares dos dados.
- Receber comunicações da ANPD: É responsabilidade do encarregado adotar as medidas necessárias para o atendimento das solicitações da ANPD e fornecer as informações pertinentes.
- Orientar funcionários e contratados: O encarregado deve orientar a equipe do agente de tratamento sobre as práticas a serem adotadas em relação à proteção de dados pessoais.
Além disso, cabe ao encarregado prestar assistência e orientação ao agente de tratamento na elaboração, definição e implementação de:
- Registro e comunicação de incidentes de segurança;
- Registro das operações de tratamento de dados pessoais;
- Relatórios de impacto à proteção de dados pessoais;
- Mecanismos internos de supervisão e mitigação de riscos;
- Medidas de segurança técnicas e administrativas para proteger dados pessoais;
- Processos e políticas internas que assegurem o cumprimento da LGPD e das orientações da ANPD;
- Instrumentos contratuais relacionados ao tratamento de dados pessoais;
- Transferências internacionais de dados;
- Regras de boas práticas e governança em privacidade;
- Padrões de design compatíveis com os princípios da LGPD, incluindo privacidade por padrão;
- Outras atividades e decisões estratégicas referentes ao tratamento de dados pessoais.
Qualificações e competências conforme a RESOLUÇÃO CD/ANPD Nº 18
Requisitos profissionais
A Resolução CD/ANPD nº 4 no Art. 7º definiu que “cabe ao agente de tratamento estabelecer as qualificações profissionais necessárias para o desempenho das atribuições do encarregado, considerando seus conhecimentos sobre a legislação de proteção de dados pessoais, bem como o contexto, o volume e o risco das operações de tratamento realizadas”.
Conflito de interesse
O encarregado deve atuar com ética, integridade e autonomia técnica, evitando situações que possam configurar conflito de interesse. A verificação de possíveis conflitos de interesse é essencial para garantir a independência e a objetividade do encarregado no desempenho de suas funções.
Sendo um encarregado interno poderá acumular funções e sendo externo poderá exercer suas atividades para mais de um agente de tratamento, desde que seja possível o pleno atendimento de suas atribuições relacionadas a cada agente de tratamento e inexista conflito de interesse.
Um conflito de interesse poderá ocorrer:
- Quando as responsabilidades do encarregado dentro da mesma organização ou em diferentes organizações se chocam.
- Quando o encarregado acumula suas funções com outras atividades que envolvem tomar decisões importantes sobre o tratamento de dados pessoais, exceto aquelas diretamente relacionadas às suas responsabilidades principais.
O encarregado deve informar ao agente de tratamento sobre qualquer situação que possa gerar um conflito de interesse, assegurando a veracidade das informações fornecidas. O agente de tratamento deve garantir que o encarregado não execute atividades que possam criar um conflito de interesse. Caso ocorra um conflito de interesse, o agente de tratamento poderá ser sancionado pela ANPD.
Divulgação de informações
Os agentes de tratamento são obrigados a divulgar de forma clara e objetiva a identidade e as informações de contato do encarregado em um local de destaque e de fácil acesso no seu site. Se o agente de tratamento não possuir um site, deve publicar essas informações nos meios de comunicação que utiliza para se comunicar com os titulares.
A divulgação do encarregado nomeado deve incluir, se for uma pessoa natural, o nome completo. Se for uma pessoa jurídica, deve incluir o nome empresarial ou o nome fantasia, acompanhado do nome completo da pessoa natural responsável.
Desafios e melhores práticas
Implementação de uma estrutura de apoio
Os agentes de tratamento devem garantir que o encarregado disponha dos recursos humanos, técnicos e administrativos necessários para o cumprimento de suas atribuições. Além disso, o encarregado deve ter acesso direto aos responsáveis pela tomada de decisões estratégicas dentro da organização.
Programas de governança em privacidade
Assistência na manutenção de programas de governança em privacidade são responsabilidades do encarregado. Estes programas devem incluir políticas internas, mecanismos de supervisão e medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais.
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais desempenha um papel vital na conformidade e suas atribuições e responsabilidades são amplas e exigem um profundo conhecimento da legislação e das práticas de proteção de dados. A nomeação de um encarregado competente e bem preparado é essencial para garantir a proteção dos dados pessoais e a conformidade com a LGPD.
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